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Die Keyplayer-Falle – es braucht mehr als eine Stellvertretung

Sebastian_Bloch.jpgJeder ist ersetzbar – dieser Spruch gehört leider in vielen Unternehmen zum Standardrepertoire, nicht nur in Personalabteilungen. Die Wirklichkeit in einer IT-Abteilung kann da ganz anders aussehen. Wenn Knowhow- und Leistungsträger ausfallen, kann es geschäftsschädigend werden. Mitarbeiter von IT-Abteilungen sind oft alleine dafür verantwortlich, dass geschäftskritische IT-Systeme reibungslos laufen und Fehler umgehend behoben werden können. Sind sie wegen Urlaub oder Krankheit nicht greifbar, und stehen dadurch Finanzplanung, Einkauf oder gar die Produktion still, kann es für eine Firma schnell sehr teuer werden. Unternehmen müssen sich deshalb aus dieser Wissensträger-Falle befreien – zu schaffen ist das mit internen Massnahmen oder einem externen Partner.

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Vorsorge ist besser als Nachsicht

Wird zu viel Wissen über eine Anwendung oder einen Prozess auf einer Person angehäuft, kann es passieren, dass grundlegende Vorkehrungen ausser Acht gelassen werden. Zum Beispiel wird die Dokumentation vernachlässigt, weil der Kollege ja sowieso „alles weiss“ und „im Kopf“ hat. Vertretungsregelungen mögen zwar personell geklärt sein, ob aber die Kompetenzen und das Knowhow mit der Vertretung geteilt wurden, wird nicht überprüft. Wer in diese Falle tappt, hat meistens auch keinen Plan, wie die Weiterentwicklung und Pflege von Anwendungs-Software im Unternehmen aussehen soll. Untersuchungen zeigen, dass sich weit über 50 Prozent der Wartungsorganisationen auf die Verfügbarkeit einzelner Wissensträger verlassen.

Um sich aus dieser Abhängigkeit zu befreien, gilt es zunächst vier grundlegende Punkte zu beachten:

  1. Wie ist die aktuelle Situation bei den Unternehmensanwendungen? Naturgemäss sollten die wirklich geschäftskritischen Applikationen mit Priorität untersucht werden.
  2. Es muss geprüft werden, ob die Dokumentationen für die Anwendungen vorhanden und aktuell sind.
  3. Es ist unbedingt dafür Sorge zu tragen, dass sich das Wissen über eine Anwendung auf mindestens drei Köpfe verteilt.
  4. Die kontinuierliche Pflege der wichtigen Applikationen muss planmässig erfolgen.

Nur wenn diese Regeln eingehalten werden, kann die IT-Abteilung auch während Abwesenheiten von einzelnen Wissensträgern sicherstellen, dass die Anwendungen reibungslos laufen und Fehler gegebenenfalls schnell behoben werden können.

Schnell raus aus der Keyplayerfalle.

Unterstützung von aussen

Das klingt in der Theorie nun alles gut und plausibel. Die Realität der IT-Abteilungen ist davon jedoch oft meilenweit entfernt. Gründe dafür sind nicht fehlender Willen oder mangelndes Knowhow. Meistens scheitert es einfach an den verfügbaren Mitarbeitern und der Zeit. Es bietet sich deshalb an, eine Lösung ausserhalb des Tagesgeschäfts zu suchen, wie zum Beispiel Trivadis SystemCare.

Massgeschneiderte Services für Applikationen, Datenbanken, Middleware und Betriebssysteme mit Fokus auf den gesamten IT-Lebenszyklus. Durch den flexiblen Service-Katalog und mit Hilfe des Service-Konfigurators lassen sich die Service-Pakete optimal auf die Anforderungen anpassen. Das Angebot reicht dabei vom Service-Desk bis zum Technologieexperten.

Unternehmen erhalten mit Trivadis SystemCare hohe Verfügbarkeit und kurze Reaktionszeiten, so dass ein reibungsloser Betrieb garantiert ist. Die Kosten für Betrieb, Support und Wartung bleiben planbar und die IT-Abteilung kann sich auf das Kerngeschäft und die Risikoabsicherung konzentrieren, ohne von einem Wissensträger abhängig zu sein.

Klingt das verlockend, auch für die IT Ihres Unternehmens ? Informieren Sie sich über Trivadis SystemCare oder vereinbaren Sie gleich einen persönlichen Termin. Damit Sie zukünftig beruhigt Urlaube genehmigen können und ruhig schlafen, auch wenn ein Mitarbeiter plötzlich ausgefallen ist.

 

Webcast zum Thema Keyplayer-Falle

Trivadis hat im September 2017 einen Webcast zum Thema „Die Keyplayer-Falle − Es braucht mehr als eine Stellvertretung“ veranstaltet. Darin haben wir gezeigt, wie ein Unternehmen am besten mit dem Risiko umgeht, dass der reibungslose Betrieb geschäftskritischer Systeme oft unmittelbar vom Wissen einzelner Personen abhängt. Eine Aufzeichnung des triCast und die zugehörigen Unterlagen erhalten Sie hier.

Weiterführende Informationen

Bildquelle Hummer: Francis MacDonald auf Unsplash
Topics: Services