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„Gegenseitiges Vertrauen und Freiraum sind das A&O"

ivananeu3Nach langem Zuwarten legt nun auch die Baubranche in Sachen Digitalisierung einen Zahn zu. So auch der grosse Schweizer Bauzulieferer Swisspor, der mit Sebastian Elben per Anfang 2020 seinen ersten Chief Digital Officer ernannt hat. Wir haben mit ihm über neue Wege einer analogen Branche, die Lehren aus dem Quartal Corona und Dos und Don’ts auf dem Weg zu einem funktionierenden digital Workplace gesprochen.

Ivana Leiseder: Die Swisspor Gruppe produziert in 20 Fabriken Dämmstoffe, Fassadenplatten und Zubehör für die Baubranche. Sie scheinen damit ein sehr „analoges“ Unternehmen zu sein … Ein Trugschluss?
Sebastian Elben: Die ganze Baubranche ist tatsächlich noch sehr „analog“. So sind auch die Investitionen in digitale Initiativen bislang um einiges kleiner ausgefallen als etwa im Detailhandel oder im Finanzwesen. Doch die Branche holt gerade stark auf, so zum Beispiel im Supply Chain Management, wo es um die Durchgängigkeit von Daten in überbetrieblichen Prozessen geht. Auch das Building Information Modeling (BIM) – ein Ansatz der vernetzten Planung, Ausführung und Bewirtschaftung von Gebäuden und anderen Bauwerken mithilfe von Software – ist in der Baubranche ein wichtiger Treiber der Digitalisierung. Als Bauzulieferer sehen wir grosse Chancen in den aktuellen Entwicklungen, weshalb wir die Digitalisierung seit Anfang 2020 gruppenübergreifend intensiver angehen.

Wo stehen Sie denn zum Beispiel im Supply Chain Management?
Besonders in der Automatisierung und Standardisierung tut sich auf dem Markt gerade sehr viel. Auch wir konnten erste Projekte diesbezüglich bereits umsetzen, so zum Beispiel im Bereich Middleware, um mehr Flexibilität bei Schnittstellen zu erhalten. Natürlich beobachten wir auch sehr genau, wie sich die Bedürfnisse unserer Kunden – das sind meist Händler oder Bauunternehmen – entwickeln.

Sebastian Elben

Welches sind hier die wichtigsten Veränderungen?
Unsere Kunden wollen sich überbetrieblich verbinden. Sie möchten langsam wegkommen von klassischen Kommunikationswegen wie Telefon, Fax oder E-Mail und stattdessen die (ERP-)Systeme miteinander „sprechen“ lassen. Das ist eine Entwicklung, die zum Beispiel in der Automobilbranche schon vor langem stattgefunden hat.
Mit der Standardisierung von Schnittstellen und Produktinformationen nimmt auch die Durchgängigkeit und Transparenz der Daten entlang der Lieferkette immer mehr zu – und damit auch das Bedürfnis, die Hoheit über diese Daten zu erlangen und Insights zu gewinnen. Dieses Bedürfnis stellen wir bei vielen unseren Ansprechpartnern fest.

Was ist Ihre Hauptaufgabe als Chief Digital Officer bei der Swisspor Gruppe?
Ich bin einerseits dafür verantwortlich, dass wir auf einer kosten- und leistungseffizienten sowie ausfallsicheren Infrastruktur arbeiten, und andererseits, dass wir Digitalisierungsthemen auf strategischer Ebene vorantreiben. Zu solchen Themen gehören wie bereits erwähnt die Durchgängigkeit der Daten entlang der Supply Chain oder intern etwa der digital Workplace sowie Prozessoptimierungen mittels Applikationen, sei es ein ERP-Update oder eine Neuevaluation von Systemen.

Wie hat die Swisspor Gruppe die Corona-Krise gemeistert, d. h. insbesondere den Wechsel zu einer mehr virtuellen Zusammenarbeit aus dem Homeoffice heraus?
Diejenigen Gesellschaften, die beim digital Workplace bereits einen hohen Ausbaustandard haben, konnten die Kollaboration über Abteilungsgrenzen hinweg weiter stärken. Hier ist auch der Wunsch sowohl vonseiten Mitarbeitenden als auch Management, dass wir weiter an dem Thema arbeiten. Das heisst, wir werden den digital Workplace dort weiter ausbauen, wo es sinnvoll ist.

Welche Gesellschaften gehören innerhalb der Swisspor Gruppe denn zu den „digital affinen“?
Vorreiter ist sicherlich die Swisshaus AG. Hier haben wir bereits einen vollständigen digital Workplace umgesetzt und arbeiten grösstenteils mit Office-365-Tools, verknüpft mit der Sharepoint-Datenablage. Gerade in der Corona-Zeit hat es uns sehr geholfen, dass wir so geräte- und standortunabhängig arbeiten konnten und grösstenteils auf VPN-Clients und Terminalserver verzichten konnten.

Sie sprechen von einem „vollständigen“ digital Workspace. Das heisst, Sie haben auch sämtliche Daten und Applikationen in den digital Workplace integriert?
Soweit möglich: ja. Was wir noch nicht in die Cloud verlagert haben, sind die CAD-Programme, denn der Comfort für die User ist einfach noch nicht gut genug. Diese Programme laufen deshalb immer noch on-premises auf den starken Workstations. Sonstige branchenübliche Anwendungen, die zum Teil schon älter sind und keine Weboberfläche anbieten, stellen wir mithilfe von Terminal-Server-Diensten bereit, sodass Nutzerinnen und Nutzer auch von ihrem elektronischen Arbeitsplatz mit Login in der Cloud darauf zugreifen können.

Was nimmt die Swisspor Gruppe von der Corona-Krise mit?
Das wichtigste Learning ist technischer Natur: So wollen wir bei der Einführung neuer Lösungen das Kriterium der Flexibilität in Zukunft stärker gewichten. Denn es hat sich als grossen Benefit erwiesen, geräte- und standortunabhängig arbeiten zu können.

Und was werden Sie eher wieder verabschieden?
Wir werden sicherlich wieder regionale Meetings durchführen, denn das Miteinander, der „Flurfunk“ fehlt bei einer rein virtuellen Zusammenarbeit einfach. Wir werden auch versuchen, Lösungen weiter zu flexibilisieren, d. h. Abhängigkeiten von Standorten zu verringern.

Wie stehen Sie persönlich zum Thema Homeoffice?
Ich bin ein Befürworter des Homeoffice, da ich gruppenübergreifend in verschiedenen Gesellschaften arbeite und normalerweise viel reisen muss. Mit Web-Konferenzen kann ich die Zeit, die ich für das Pendeln aufwenden müsste, einsparen und stattdessen für wichtigere Dinge einsetzen.

Hatten Sie in der Corona-Zeit irgendwelche „Socializing“-Formate, wie zum Beispiel einen „virtual Lunch“?
Das haben wir den Abteilungen überlassen, womit soziale Anlässe auch immer relativ spontan stattgefunden haben. Aber die Mitarbeitenden sind auf witzige Ideen gekommen, so gab es zum Beispiel freitags nach Feierabend ein Musik-Quiz. (lacht)

Was würden Sie anderen Unternehmen aus Ihrer Branche raten, wenn es darum geht, den Schritt zum Digital Workplace zu wagen? Was sind Dos & Don’ts?
Das Wichtigste ist, dass man weiss, was ein digital Workplace bringt resp. was man davon erwarten kann – und wo eventuell auch technologische Hürden liegen, sei es zum Beispiel, dass die Lizenzen den benötigten Umfang nicht abbilden. Und dann muss man einfach loslegen, im Sinne von: Think big, start small. Wichtig ist, in kleinen Schritten vorzugehen, mit dem Gesamtbild vor Augen. Man sollte am Anfang nicht zu viel Zeit verlieren mit riesigen Konzepten, wie man es etwa von der Einführung eines neuen ERP-Systems kennt, sondern eher mit einem kleinen Konzept starten und dieses dann exemplarisch ausarbeiten. Bei uns hat dieses Vorgehen sehr gut funktioniert. Wir haben die Mitarbeitenden erst involviert, als wir den technischen und theoretischen Teil für uns geklärt hatten. So konnten wir die Lösung der Fachbereiche am konkreten Beispiel gemeinsam erarbeiten. Natürlich muss man im Sinne des Change-Managements immer auch die Bedürfnisse und Ängste der Mitarbeitenden kennen und darauf eingehen – ohne sich jedoch dadurch blockieren zu lassen. Letztlich sollten Lösungen nicht um Mitarbeitende herum, sondern gemeinsam mit ihnen entwickelt werden.

Was ist für Sie das Zünglein an der Waage dabei, ob Homeoffice in einem Unternehmen funktioniert oder nicht?
Gegenseitiges Vertrauen und Freiraum sind das A&O. Das heisst, dass man Abteilungen gewisse Freiheiten geben sollte, sich selbst zu organisieren – im Vertrauen darauf, dass es gut kommt. Wenn ein Team zum Beispiel merkt, dass es mit mehreren Tagen pro Woche im Homeoffice effizient arbeiten kann, dann unterstützen wir das, und umgekehrt ebenso. Wichtig ist natürlich auch, offen zu sein gegenüber neuen Lösungen – das heisst, sie im Arbeitsalltag auch effektiv zu adaptieren. Last but not least muss man wissen, wie man soziale Begegnungen – etwa bei der Kaffeemaschine oder am Kopierapparat – kompensieren kann. 

Vielen Dank für das interessante Gespräch, Herr Elben! 

Über Sebastian Elben
Sebastian Elben (1988) ist seit Januar 2020 Chief Digital Officer der Swisspor Gruppe. Davor war er Head of IT bei Swisshaus AG. Elben verfügt über einen Master of Science in Informatik mit Schwerpunkt Prozessmanagement der Fachhochschule Konstanz.

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