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In 5 Schritten zum Digital Workplace

christian_bamert

Ein voll funktionsfähiger digitaler Arbeitsplatz ist die Grundlage für die virtuelle Zusammenarbeit aus dem Homeoffice heraus. Doch was braucht es, damit ein digitaler Arbeitsplatz überhaupt "funktioniert”? Vor allem eins: die Akzeptanz der Mitarbeitenden.

Die Corona-Zeit hat nachweislich als Beschleuniger der Digitalisierung gewirkt: So konnten 25 bis 30 Prozent aller Erwerbstätigen bereits zu Beginn der Ausgangsbeschränkungen vom Homeoffice aus arbeiten, für Ende Mai meldete Google immer noch 30 Prozent weniger Auslastung in den Büros.

Die Tatsache, dass Arbeitnehmende heutzutage über das Internet auf das Unternehmensnetz zugreifen können, hat diesen relativ reibungslosen Wechsel ins Homeoffice erst ermöglicht. Natürlich braucht es dafür eine leistungsfähige IT-Infrastruktur. Für die Unternehmen ist es vor allem ausschlaggebend, dass die Mitarbeitenden zwar Software und Anwendungen im Unternehmensnetz nutzen könnendie Daten dabei aber sicher geschützt sind. Ein Digital Workplace, kurz DWP, gewährleistet dies. Der digitale Arbeitsplatz ist von überall und über alle Endgeräte zugänglich und vereint Informationen, Werkzeuge, Organisation auf einer Oberfläche. 

Für einen funktionierenden Digital Workplace ist dabei nicht nur die richtige Umsetzung bei der Einführung entscheidend, sondern auch die Akzeptanz unter den Mitarbeitenden. Das heisst, ein Digital Workplace sollte die Mitarbeitenden mit seinen Anforderungen und Bedürfnissen sowie die Firmenkultur in den Vordergrund stellen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, hat Trivadis für seine Kunden  ein Vorgehensmodell für die Business Adoption entwickelt. In einem gemeinsamen Prozess mit dem Kunden werden Standardbausteine individuell auf die Firmenkultur und die Bedürfnisse der unterschiedlichen Mitarbeitenden und ihre Aufgaben angepasst. 

Schritt 1: Der DWP als Umsetzung einer Vision 

Anpassung des DWP heisst, dass der Mitarbeitende nicht einfach eine bestimmte Software aufgespielt bekommt, sondern vielmehr, dass anhand seines Aufgabenprofils ermittelt wird, wie seine effiziente und produktive Arbeitsumgebung aussehen muss. Wichtig im gesamten Prozess ist, dass die Mitarbeitenden von den im DWP bereit gestellten Tools nicht überfordert werden. 

Gleichzeitig analysieren wir die Firmenkultur, um herauszufinden, wie Kommunikation und Zusammenarbeit stattfinden und wie das in einem DWP abgebildet werden könnte. Ein typisches Beispiel für verschiedene Kulturen ist etwa, dass der Chef eines Unternehmens top-down kommuniziert, indem er seine Nachricht automatisch auf den DWPs der Mitarbeitenden anzeigen lässt – nun gibt es die Möglichkeit, Kommentare oder gar Likes für diese Nachricht freizuschalten oder diese Art von Mitarbeitenden-Engagement eben nicht zu gestatten. Was hier angemessen ist, muss ganz am Anfang des Prozesses festgelegt werden, wenn die langfristige Vision des DWP entwickelt wird. 

Schritt 2: Competence Center unterstützen und Schritt 3: Planung und Onboarding 

Sobald die Vision feststeht, wird ein sogenanntes DWP Competence Center im Unternehmen gebildetEs besteht aus denjenigen, die den DWP als Erstes einsetzen und damit “aus der Mitte“ heraus Feedback geben können. Über ein Champions-Programm werden aus dem Competence Center heraus Key User ausgebildet und Early Adapters informiert. 

Gleichzeitig ist das Competence Center auch der Platz, wo die Unternehmensführung zeigt, dass sie das Projekt voll unterstützt und der DWP von ihr aktiv genutzt und gefördert wird. Dies ist für die Annahme des DWP in der breiten Mitarbeiterschaft unabdingbar. Idealerweise ist auch ein Mitarbeitender von Trivadis im Competence Center, um aus erster Hand Rückmeldungen aufzunehmen und Impulse für die Weiterentwicklung geben zu können. 

Mit Unterstützung des Competence Centers wird auch der Plan für den Rollout definiert, einschliesslich der dazugehörigen Kommunikation, den Migrationsmassnahmen sowie des notwendigen Trainingsbedarfs für die Mitarbeitenden. 

Schritt 4: Engagement erhöhen 

Wenn alle Mitarbeitenden ihren DWP haben, ist es wichtig, dass sie die Funktionen und Möglichkeiten ausprobieren und nutzen. Um ihr Engagement hoch zu halten, werden Gamification-Elemente eingesetzt, gleichzeitig wird nach Einsatzmöglichkeiten gesucht, bei denen die Mitarbeitenden schnell Erfolgserlebnisse erzielen. Ebenso werden neue Einsatzszenarien identifiziert und geeignete Tools dafür gesucht. 

Schritt 5: Feedback sammeln und optimieren 

Wie in jedem Prozess steht am Ende natürlich, den Gebrauch des DWP zu messen und das Feedback der Mitarbeitenden auszuwerten, um damit laufend Optimierungen vornehmen zu können. 

DWP-Einführung braucht Zeit 

Diese fünf Stufen der Business Adaption empfiehlt Trivadis bei jedem Erweiterungsschritt des DWP. Diese Schritte umfassen bis zum Vollausbau des DWP ebenfalls fünf Säulen, von der Collaboration und Communication zur Integration (von Geschäftsprozessen und ggf. Legacy-Anwendungen) Automation und intelligenten Unterstützung (z. B. kontextsensitive Suche mittels KI). 

Dabei ist genügend Zeit einzuplanen, denn der Kulturwandel von der Software-Nutzung am PC als Standalone-Werkzeug hin zu einem integrierten, umfassenden Digital Workplace benötigt Zeit. Wer den DWP ernst nimmt, nicht als Technologie, sondern als in Werkzeuge gegossene Unternehmenskultur, wird sich die Zeit nehmen müssen.