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Digital Workplace im Verlagswesen: Implementierung von Trivadis DWP bei der S. Karger AG

In der Verlagsbranche sind Knowledge und Information Worker beschäftigt, deren Arbeit nahezu ausschliesslich digital stattfindet. In den Mittelpunkt rücken viele digitale Services, so auch bei Karger Publishers, einem Fachverlag für Medizin und Wissenschaft in Basel. Der Firmengründer Samuel Karger definierte einst den Geschäftszweck des Unternehmens so: „Wir sind die Händler des Wissens“, zu neudeutsch: Knowledge Broker.

adrian_harperAdrian Harper, Head of Digital-Landscape und Project Owner DWP bei der S. Karger AG, erläutert, wie dank des Digital Workplaces (DWP) die Zusammenarbeit von Teams durch verteilte Standorte und immer mehr Mitarbeitende in Home Offices vereinfacht wird: Die „Händler des Wissens“ werden digital.

Warum hat sich Karger für die Einrichtung eines digitalen Arbeitsplatzes entschieden?

Adrian Harper: Am Anfang stellten wir uns im Unternehmen konkrete Fragen: Wie schaffen wir eine bessere und schnellere Verfügbarkeit von Informationen und Prozessen? Wie realisieren wir die Freiheit, zu arbeiten wo und wie wir es wollen, und wie verbessern und erleichtern wir den Wissensaustausch innerhalb der Mitarbeitenden?

Im Juli 2018 wollte die neue Geschäftsleitung von Karger dazu ein neues Management-Konzept umsetzen, für das eine entsprechende Arbeitsumgebung benötigt wurde. Das führte dazu, dass mit unserem neuen methodischen Konzept namens "Rooms" der Wandel von einer familiären Hierarchiestruktur zu einem modernen agilen Unternehmen begann. Die neue Führungsriege hatte nämlich konkrete Vorstellungen davon, wie Menschen zusammenarbeiten sollten: in Arbeitsgruppen, unabhängig von der Zugehörigkeit zu Abteilungen oder Geschäftsbereichen. Die Mannschaft war über die ganze Welt verteilt, und es fehlte an Tools für die effiziente, länderübergreifende Zusammenarbeit. Das wichtigste Kommunikationsmittel war E-Mail, was es schwierig machte, in verschiedenen Teams zu arbeiten und etwa die Historie eines Projekts anzuzeigen.

Zudem war das Intranet veraltet. Es war kompliziert, dort Informationen zu finden, und es gab überhaupt keine Interaktivität. Die neue Plattform sollte ausserdem für etablierte und neue Mitarbeitende einladend und ansprechend sein. Die alte Plattform war im Grunde nur für die Kollegen im deutschsprachigen Raum geeignet.

Was waren die grössten Herausforderungen, die das Team mit diesem Projekt lösen musste?

Adrian Harper: Oberste Priorität hatte die Mehrsprachigkeit – auch als strategische Zielmarke. Das war nicht so einfach, auch und vor allem im Office 365 im Zusammenspiel mit dem Wizdom Framework. Dazu kam, dass die Implementierung unserer "Room“-Methodik, auf einer agilen und ungewohnten kreisförmigen Organisation basierte. Wir mussten Karger in Sachen Kollaboration weltweit betrachten, nicht nur auf die Schweiz bezogen. So musste sich die neue digitale Arbeitsplatz-Systematik in unsere bestehenden länderübergreifenden Transformationsprozesse einfügen.

Wie unterstützt der DWP die digitale Transformation von Karger genau?

Adrian Harper: Die digitale Transformation ist das wichtigste Element unseres Wandlungsprozesses. Digital Workplace stellt die Schlüsselplattform dar, die es uns ermöglicht, nicht nur auf Informationen, Verteilung oder Zusammenarbeit zu bauen, sondern auch auf Anwendungen wie Office 365, Dynamics 365; mit integrierten Workflows und weiteren wie Power Apps oder Power BI.

Was sind die Hauptvorteile für die Mitarbeitenden und das Management innerhalb des neuen "Digital Workplace" und wie stellen Sie die Akzeptanz des DWP bei allen Mitarbeitenden sicher?

Adrian Harper: Hauptziel und Hauptvorteil ist es unisono, von überall aus zu arbeiten und von überall aus zusammenarbeiten zu können. Schon das war ein sehr überzeugendes Argument für die Kollegen und Kolleginnen. Die Akzeptanz geschieht im Prinzip also von selbst: Selbst der Vorstand ist automatisch eingebunden. Und so werden Nachrichten und Blogposts veröffentlicht oder man verlinkt auf Informationen, die vorher nie im Unternehmen geteilt wurden. Die Geschäftsleitung bzw. die Vorstandsmitglieder sichten und kommentieren darauf erhaltenes Feedback unmittelbar – es gibt also einen sehr intensiven Austausch aller Beteiligten. Das wird sehr positiv aufgenommen.

 

Wie ist die Resonanz auf den DWP? Gibt es ein „Lieblings-Feature“?

Adrian Harper: Wir bekommen auf den Karger Hub durchweg gutes Feedback. Es ist ein Multichannel-System, eine Kommunikationszentrale, in der interne und externe Kanäle eingebunden sind und in dem die Leute eigene Einstellungen (Ansicht, Design) anpassen können. die. Daneben gibt es dort obligatorische Kanäle. Und die sofortige Bereitstellung von Informationen, d.h. Benachrichtigungen über neue Publikationen bei Karger, sind nun in Echtzeit verfügbar. Man kann etwas besonders Gutes sofort liken oder kommentieren.

Wo liegt zusammengefasst der Hauptunterschied zwischen altmodischem Intranet und neuem DWP?

Adrian Harper: Das altmodische Intranet war statisch, unflexibel. Es war zwar für die Masse geeignet, aber jeder sah die gleichen Informationen und die gleiche Oberfläche. Das moderne System fördert die Interaktivität und ermöglicht die Anpassung des Designs und den individuellen Austausch von Inhalten. Es ist somit personalisierbar. Es gibt drei Säulen der Funktionalität: Inhaltsverteilung, Zusammenarbeit, Anpassung.

Wie wurden Mitarbeiter von Trivadis in das Projekt eingebunden?

Adrian Harper: Das  Spezialistenteam  von Trivadis arbeitete zu 100 Prozent im Karger-Projektteam. Es vermittelte und gewann viel Wissen. Für die nächsten Implementierungen wären wir ausreichend qualifiziert und befähigt, werden aber trotzdem Trivadis für neue Entwicklungen wieder einbeziehen. Mir gefällt der Slogan "better together", denn er zeigt genau, wie Trivadis und wir zusammengearbeitet haben. So kamen wir gemeinsam zu einer intelligenteren Lösung.

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Topics: Nachgefragt Microsoft Interview DWP